وحدة الشؤون المالية
رئيس الشؤون المالية بمستشفى أمير المؤمنين (ع): السيد سعيد أميدي
رقم الهاتف الداخلي: 2417
واجبات رئيس الشؤون المالية للمستشفى
- الإشراف على تسجيل الدفاتر البنكية للحسابات الفعالة يومياً، ويشمل ذلك الاستلام والدفع والسيطرة على أرصدة الحسابات وحل الخلافات وإعداد التناقضات البنكية.
- إعداد وتدوين دفاتر الائتمان والالتزامات لكل عام على حدة.
- طلب تخصيصات عائمة من المحاسب للميزانية الحالية، والميزانية الاختصاصية، والميزانية المدنية ... إلخ، وفقاً للتخصيصات التي تم إبلاغها في الميزانية.
- حفظ المستندات والأوراق المالية مثل الفواتير والشيكات والسندات الإذنية والطوابع والضمانات المصرفية وغيرها في بيئة آمنة.
- الحصول على معلومات كاملة عن القوانين واللوائح المالية ونقل المعلومات إلى المحاسبين الفرعيين.
- إعداد وتدوين دفاتر الفواتير والأوراق المالية في حالة استلام الفاتورة عن طريق وحدة المحاسبة.
- الإشراف على استلام وتسليم الإيرادات العامة والخاصة للجهاز والمتابعة اللازمة لمطالبات السنوات السابقة وتقديم تقرير في نهاية كل شهر للوحدات المعنية.
- تطبيق الحسابات وإعداد وتدوين الفواتير والأوراق المالية من الدفاتر ذات الصلة وعرضها على الجهات المختصة وتسوية الحسابات في حالة تغيير حالة الخدمة.
- دفع تخصيصات عائمة للمنفّذ المالي وفقاً للقوانين والقواعد والإشراف على أدائه.
- دفع المستندات القانونية والإدارية والرأسمالية والخاصة وفق اللوائح المالية.
- رفع التقارير اللازمة بشأن الاعتمادات سواء أ كانت عجزاً أو فائضاً عن الائتمان إلى السلطة العليا لمراجعتها وتأمين الائتمان من خلال الجهات المختصة.
- اتخاذ الإجراءات اللازمة بخصوص طريقة السداد، والنفقات الجارية، والعمرانية، وتحديد الخطوط العريضة للميزانية والدفاتر حسب التعليمات المبلغ عنها.
- إعداد وتدوين مسودة الميزانية للسنوات الآتية نظراً للأداء في السنة الماضية والسنة الحالية.
- دراسة العرابين والحسابات وتطبيقها مع القوانين قبل الدفع وأخذ الضمانات اللازمة في هذا الصدد.
- اتخاذ الإجراءات اللازمة لتحسين الأساليب في نظام العمل بهدف رفع فاعلية العمل وجودته.
- الإشراف على المنفّذ المالي في ما يتعلق بالمعاملات الحكومية وفقاً للقوانين المبلغ عنها وتطبيقها مع القوانين المرتبطة.
- إعداد وتدوين مسودة المراسلات الإدارية مع الدوائر المالية.
- حفظ أموال بيت المال المستعملة وغير المستعملة وحراستها.
- إنجاز ما بقي من الواجبات الموكلة وفقاً لأوامر السلطات العليا.
وحدة صحة البيئة
مسؤولة الوحدة: السيدة إلهام طاهريان
مسؤول هذه الوحدة هو خبير في صحة البيئة.
أهم واجبات هذه الوحدة هي كما يلي:
- تحديد الأولويات الصحية والبرمجة لتطوير وضعية صحة بيئة المستشفى.
- متابعة تنفيذ اللوائح، والمعايير، والبيانات، والتعليمات المبلّغة والإشراف عليها.
- المشاركة في لجان صحة البيئة والسيطرة على المواد المتعفنة في المستشفى ومتابعة ضوابطها.
- زيارة كافة أجنحة المستشفى والإشراف الصحي المتواصل عليها.
- الإشراف على تفكيك نفايات المستشفى وجمعها ونقلها، وإزالة أخطارها.
- السيطرة الصحية على المياه المستعملة من ناحية الكمية والكيفية وتنفيذ الاختبارات الدورية الميكروبية والكيميائية، وتقييم نسبة الكلور.
- الإشراف على التجميع، والتصفية، والتخلص الصحي من مياه الصرف الصحي بالمستشفى.
- تعليم كيفية استخدام المنظفات والمطهرات والإشراف على استعمالها.
- برمجة عملية تحسين بيئة المستشفى ومتابعتها.
- دراسة الوضعية الفنية والصحية لنظام تكييف المستشفى (التدفئة والتبريد) ومتابعة الحلول اللازمة عند حدوث المشاكل المحتملة.
- البرمجة من أجل مكافحة الحشرات والقوارض بأولوية تحسين البيئة.
- الإشراف والسيطرة المتواصلة على خدمات قسم المغسلة بهدف تنفيذ القوانين الصحية.
- الإشراف والتنسيق اللازمين في سلسلة توفير الطعام وطبخه وتوزيعه بالتعاون مع اخصائي التغذية لضمان صحة الطعام الموزع في المستشفى.
- متابعة الأمور المتعلقة بصحة العاملين (التلقيح واستلام البطاقات الصحية لكوادر النظافة والمطبخ والمغسلة ... إلخ)
- تقديم تقارير عن المشاكل الصحية للمستشفى للجهات المعنية والعمل على إزالة النواقص.
- المشاركة في تخطيط وتنفيذ البرامج التدريبية للموظفين والمرضى والمتدربين
- جمع وتحليل المعلومات الإحصائية ذات الصلة
وحدة الصحة المهنية
- تطوير سياسة وحدة الصحة المهنية بالمستشفى وستراتيجيتها وأهدافها في إطار ستراتيجية وسياسة المستشفى
- العمل على تدوين عمليات ومؤشرات المستشفيات في مجال الصحة المهنية
- المشاركة في بناء ثقافة صحية في مجال سياسة الصحة المهنية لجميع العاملين واستراتيجيتها وبرامجها وأهدافها
- التخطيط واتخاذ الإجراءات اللازمة لإعداد كتيب عن الصحة المهنية والسلامة المهنية
- إعداد وجمع (تنفيذ) مجموعة من القواعد والأنظمة والتعليمات والإجراءات المتعلقة بالصحة المهنية في المستشفى
- تدوين شهادة الصحة المهنية للمستشفى التي تشتمل على خطة شاملة للمستشفى وموقع الوحدات، وإعداد قائمة بجميع الوظائف المتاحة، وتحديد وتجميع العمليات وواجبات الأجنحة ووحدات المستشفى، وإعداد قائمة لجميع الموظفين الرسميين والمؤقتين والموظفين بالتعاقد والمقاولين والمتدربين.
- التخطيط لإجراء تقييم المخاطر لجميع المهن وتحليل نتائج التقييم (تحديد وقياس وتقييم جميع العوامل الفيزيائية والكيميائية والأرغونومية والبيولوجية والنفسية الضارة لبيئة العمل والسلامة والحوادث)، وإعطاء الأولوية للسيطرة على المخاطر.
- إعداد وتحديد البرامج والإجراءات التصحيحية والوقائية على أساس تقييم المخاطر والاختبارات المهنية والعمل على مراجعتها.
- برمجة وتنفيذ عمليات التفتيش الروتينية لوحدات وأقسام المستشفى (المراقبة والإشراف) بناءً على مستوى المخاطر والقائمة المرجعية ذات الصلة وإعداد التقارير للوحدات ذات الصلة للمتابعة والتنفيذ.
- الإشراف على أداء المقاولين (مقدمو خدمات هندسة الصحة المهنية والطب المهني) وتقييمه ومتابعته مع الوحدة ذات الصلة في المستشفى وإعداد التقارير.
- التعاون مع وحدة الأجهزة الطبية في مجال شراء الأجهزة من حيث مراعاة قضايا سلامة الأجهزة.
- تخطيط وتشكيل لجنة الحماية الفنية والصحة بالتعاون مع الأعضاء الآخرين المعتمدين وإعداد المحاضر ومتابعتها وفق اللوائح ذات الصلة وإرسال نسخة من المحضر للجهات القانونية بما في ذلك مكاتب العمل والمراكز الصحية ذات الصلة.
- إجراء تقييم سنوي للاحتياجات التعليمية لجميع العاملين بالمستشفى وإعداد وتحديد البرنامج التعليمي بالطرق المختلفة والمطلوبة.
- تنفيذ برنامج تدريب وتقييم مستمر ومعتمد لجميع العاملين بالمستشفى بالتعاون مع وحدة التعليم بالمستشفى
- التعاون في تدوين وتنفيذ برنامج إدارة الأزمات والكوارث والمشاركة في اللجان ذات الصلة بالمستشفى.
- إجراءات إنشاء وإدارة نظام إدارة المواد الكيميائية (تحديد وتقييم المواد الكيميائية الموجودة وإعداد المواد الكيميائية المستخدمة في جميع الأماكن وتدريب جميع الحالات على العمال المعرضين في جميع مراحل التخزين والصيانة والاستهلاك والتخلص)، وذلك من أجل السيطرة على تلوث مكان العمل والموظفين والبيئة.
- التعاون مع مفتشي الصحة المهنية بوزارة الصحة أو الوكلاء أو شبكات الرعاية الصحية.
- التخطيط للتنفيذ وللإشراف على أداء الفحوصات المهنية (قبل التوظيف، والدورية والتخصصية) وإنشاء الملف الصحي للموظفين.
- العمل على تحليل نتائج الفحوصات المهنية وإعداد البرامج والإجراءات التصحيحية وتقديم التقارير.
- الإشراف على إبرام العقود مع المقاولين والالتزام بالاهتمام بقوانين وحدة الصحة المهنية وبما يتوافق مع لوائح السلامة الخاصة بشؤون التعاقد.
- التعاون لإنشاء وتنفيذ والإشراف على عملية التسجيل والمراجعة والتحليل والإبلاغ عن الحوادث والأمراض الناجمة عن العمل وإرسال التقارير اللازمة وفي الوقت المناسب إلى السلطات المختصة (المراكز الصحية ودائرة العمل والضمان الاجتماعي ... إلخ).
- الإشراف على تثبيت لافتات السلامة والتحذير والملصقات التعليمية والإرشادية للصحة المهنية في المستشفى وتحديد مضامينها.
- تحديد نوع معدات الحماية الشخصية المناسبة لكل وظيفة بناءً على تقييم المخاطر والإشراف على الجودة بناءً على عملية الاختيار والشراء والتعاون مع الوحدة ذات الصلة، والتعليم والإشراف على الاستخدام المستمر والصيانة المناسبة لمعدات الحماية الشخصية.
- معالجة شكاوى وانتقادات واقتراحات العاملين في مجال الصحة المهنية والطب المهني بناءً على العملية التي وضعتها لجنة الحماية الفنية والصحة المهنية.
- التخطيط لتصميم وتنفيذ أنظمة إدارة السلامة والصحة والبيئة بناءً على سياسات وأهداف الإدارة العليا للمستشفى، وجمع الإحصاءات والمعلومات التي تطلبها المعاونية / الشبكات والمراكز الصحية والجهات المختصة الأخرى وتحليلها وإرسالها في الوقت المناسب.
- التعاون والتفاعل مع الخبراء الآخرين في المجالات المرتبطة (مكافحة العدوى، والصحة البيئية ... إلخ) لنيل أهداف الوحدة.
- التخطيط واتخاذ إجراءات لتحديث المعلومات وتعليمات الوحدة وقوائم المراجعة وتوثيقها واتخاذ الإجراءات لمراجعتها.
- التعاون في تدوين وتنفيذ نظام الاقتراحات ونظام المكافئات والعقوبات في مجال تنفيذ إرشادات الصحة المهنية من خلال المدير/ الرئيس أو غيرهم من المشرفين.
- التخطيط لتنفيذ وتحديد الإجراءات والأهداف والبرامج التصحيحية والوقائية من أجل السيطرة على الأمراض الشائعة والحوادث الناجمة عن العمل في المستشفيات (الاضطرابات العضلية الهيكلية، وضغوط العمل، ونوبات العمل ... إلخ) والتقليل منها.
- التخطيط لتنفيذ برامج الصحة المهنية بما في ذلك بيئة العمل والإضاءة والصوت والسلامة والمواد الكيميائية وغيرها من البرامج المتعلقة بالصحة المهنية التي يتم إعلانها من قبل وزارة الصحة أو الجامعة والإشراف عليها.
- التعاون لتنفيذ خطة مراجعة الوظائف الصعبة والضارة وتنفيذها بناءً على خطط إدارة المستشفى.
وحدة التغذية
مديرة الوحدة: السيدة نجمة إبراهيمي
وحدة التغذية بالمستشفى هي وحدة فنية وتنفيذية تحت إشراف مدير المستشفى وتقدم خدماتها بالتنسيق مع الأقسام ذات الصلة بما في ذلك التمريض والخدمات الغذائية والاعتماد ... إلخ.
تعمل وحدة التغذية في مجالي استشارة التغذية والعلاج عبر الحمية الغذائية وإدارة خدمة الطعام، وبالتنسيق مع أعضاء آخرين من فريق العلاج، من خلال التقييم الغذائي للمرضى، وتقديم الاستشارات في مجال التغذية الفردية، وتقديم الخدمات الغذائية المناسبة لتوفير وصيانة وتعزيز صحة المرضى. وفي هذه الوحدة، يتم تنظيم خدمات الطعام في المستشفى والرعاية الغذائية للمرضى بطريقة مخطط لها. كما أنّ لأداء ونشاط هذه الوحدة تأثير كبير على رضا المرضى.
إدارة الخدمات الغذائية
تشمل إدارة خدمات الطعام مجموعة من الأعضاء (أصحاب عمليات خدمة الطعام) والإجراءات والقوانين (بناءً على أوصاف وظيفية محددة) تهدف إلى توفير الطعام والتغذية الاصطناعية والوجبات الخفيفة للمرضى وموظفي المستشفى ومرافقي المرضى. يتم تقديم المنتج المعد في هذه الإدارة في سرير المريض ومطعم المستشفى ومقصورة بيع الوجبات الخفيفة والأطعمة الباردة في المستشفى.
من القضايا المهمة في إدارة خدمات الطعام بالمستشفى التنسيق بين وحدة خدمة الطعام وفريق العلاج. يجب أن يكون مديرو خدمات الطعام مسؤولين عن توصيل الطعام إلى القسم، كنقطة حرجة. يتمثل أحد الواجبات الرئيسة لأخصائي التغذية في منصب إدارة خدمات الطعام بالمستشفى، وفقا لوصف الخدمات في لوائح إنشاء المستشفيات، يتمثل في الإشراف على جميع العمليات الغذائية من الشراء إلى الاستهلاك.
تعتبر قيود الميزانية، خاصة في أوقات معينة، حيث لا يمكن التنبؤ بتوفيرها في الوقت المناسب، جزءا رئيسا من مخاوف الخدمات الغذائية التي تحتاج إلى التخطيط بشكل صحيح مع إدارة خبراء التغذية والتشاور مع أعضاء إدارة خدمات الأغذية الآخرين لإعداد الطعام بجودة مناسبة ووفقا لقيود الميزانية.
تقديم الخدمات:
ألف- استشارة التغذية
- نصائح غذائية لجميع مرضى السكري وارتفاع ضغط الدم ومرضى القلب، عند دخول المستشفى.
- تقديم استشارة غذائية للمرضى الذين يتم تسجيل طلب الاستشارة الخاص بهم من قبل الطبيب في الملف.
- تقديم استشارة غذائية للمرضى من خارج المستشفى الذين تتم إحالتهم إلى هذه الوحدة من قبل أطباء المركز.
- تقديم استشارة غذائية والإشراف على حالة مرضى بيلة الفينيل كيتون في محافظة سمنان الخاضعين لسيطرة هذا المركز.
- إجراء ومتابعة الأمور المتعلقة بمرضى بيلة الفينيل كيتون.
ب – إدارة قسم الطعام
- الإشراف على التنفيذ السليم لعقد توفير طعام المستشفى
- الإشراف على كمية أطعمة المستشفى ونوعيتها
- إعداد وتدوين البرنامج الغذائي العادي وبرنامج الحمية الغذائية للمرضى والموظفين لمدة أسبوعين
- إعداد وتعديل الإحصاءات الغذائية اليومية
- تأييد قوائم تكاليف الغذاء اليومية
مسؤول وحدة التغذية:
المسؤول عن التغذية هو شخص موثوق به وعلى دراية بأنشطة وحدة التغذية، وهو حلقة الوصل بين المطبخ وكوادر الخدمات مع وحدة التغذية. ويتوقع منه القيام بالأنشطة التالية تحت إشراف خبيرة تغذية.
- المشاركة في الصفوف التدريبية لوحدة التغذية
- القيام بالأمور المتعلقة بتذاكر الأطعمة والتسجيل الأولي وتنظيم الإحصاءات اليومية وإعداد التقارير المنتظمة والدقيقة لوحدة التغذية
- الإشراف والتعاون في جمع إحصاءات مستهلكي الأطعمة (المرضى والموظفين والمرافقين) وعرضها على ممثل المقاول.
- الإشراف المباشر على التنظيف العام للبيئة ومعدات المطبخ وصالة الطعام
- الإشراف المباشر على توزيع المواد الغذائية والوجبات الخفيفة
- إيصال آراء الموظفين والمرضى لوحدة التغذية
تكنولوجيا المعلومات
مدير الوحدة: السيد نريمان أحمدي بور
تقوم وحدة تكنولوجيا المعلومات بالمستشفى بإدارة وتوجيه سير العمل في المستشفى على مدار الساعة، آليا، وذلك من لحظة وصول المريض حتى خروجه، بالاعتماد على برنامج HIS الخاص بشركة )اطلاع رساني بيوند داده ها). وتجدر الإشارة إلى أنه بالإضافة إلى الوحدات الطبية، تستخدم الوحدات الإدارية بالمستشفى أيضا برامج تغطيها الشبكة الداخلية للجامعة، وذلك من أجل تقديم خدمات أفضل للزملاء والمرضى. كما أن أنظمة الوزارة التي تعتبر الوحدات المختلفة مسؤولة عن إدخال المعلومات فيها والقيام بهذه الأشياء بشكل صحيح وتحسين الوضع الحالي هي نتيجة جهود وحدة تقنية المعلومات.
وظائف هذه الوحدة هي كالتالي:
- دعم محاسبة الترخيص، وإعداد التقارير والأنظمة الفرعية للتأمين.
- دعم النظام الفرعي للتصوير الطبي (الاستقبال والاستجابة، والتقارير الإحصائية والمالية)
- دعم النظام الفرعي للمختبر (الاستقبال والاستجابة، وتسليم العينات وتحريرها، وقائمة المهام، والإشراف على الجودة والتقارير الإحصائية والمالية)
- دعم النظام الفرعي لعلم الأمراض (الاستقبال والاستجابة، والتقارير الإحصائية والمالية)
- دعم النظام الفرعي لشهادة الميلاد.
- دعم النظام الفرعي لأجنحة المرضى الراقدين (تقارير التمريض، وتقارير الطبيب، وطلب العملية الجراحية، وطلب الأدوية، والعلامات الحيوية، وملف المريض، وطلب الاختبار، وطلب التصوير الطبي، وطلب المواد الاستهلاكية، وطلب علم الأمراض، والخروج، وتسجيل الإجراءات الطبية، وإجراء العملية الجراحية في الجناح)
- دعم النظام الفرعي لنقل المرضى
- دعم النظام الفرعي للسجلات الطبية (دخول المستشفى، وتحرير معلومات الملف، و10 ICD-، و9 ICD-، وحذف الملفات المكررة، وطباعة تقارير الترخيص، والتقارير)
- دعم النظام الفرعي لغرفة العمليات (غرفة العمليات، وطلب الدواء، وطلب الاختبار، وعلم الأمراض)
- دعم النظام الفرعي لتخزين الأدوية
- دعم النظام الفرعي للصيدلية للمراجعين من خارج المستشفى والمرضى الراقدين (توصيل الأدوية واستهلاكها من قبل المرضى، وتوصيل الأدوية واستهلاكها حسب طلب الجناح، والتقارير)
- دعم النظام الفرعي لقسم الاستقبال في العيادات المتخصصة وتحديد المواعيد.
- دعم النظام الفرعي لقسم الاستقبال في جناح الطوارئ للأطفال والقبالة (للمرضى الراقدين ومن خارج المستشفى)
- دعم النظام الفرعي للطوارئ (الاستقبال، والجناح والتعليمات، والتواصل مع قسم المختبرات، وترخيص أو رقود المريض)
- دعم النظام الفرعي للصندوق (المرضى الراقدون، والمرضى من خارج المستشفى، والتقارير)
- دعم النظام الفرعي لإدارة الجداول (الرقود، والمختبر، وعلم الأمراض، والتصوير الطبي، والصيدلية، وطوارئ المرضى من خارج المستشىفى والعيادة الشاملة)
- دعم النظام الفرعي لحزمة التصوير الطبي.
- دعم النظام الفرعي لأقراص التأمين من أقسام المختبرات لتقديمه إلى مؤسسات التأمين.
- دعم النظام الفرعي لإدارة حساب الأطباء.
- دعم وصيانة خوادم المستشفيات (Root Domain Control, Database Server, Backup Server,Exe Server, Fax Server, Pacs Server)
- دعم نظام شكر المستشفى.
- دعم نظام تسجيل حالات النوبات القلبية في جميع مستشفيات جامعة سمنان للعلوم الطبية ومستشفى الشفاء.
- دعم أنظمة البرمجيات على أساس الاستحقاق.
- دعم أنظمة برامج التوظيف
- دعم أنظمة برمجيات الرواتب.
- دعم أنظمة برمجيات التشغيل الآلي للشؤون الإدارية.
- دعم لأجهزة الساعات تايمكس والبرامج ذات الصلة.
- دعم نظام مرضى الهيموفيليا.
- دعم نظام مرضى الثلاسيميا.
- دعم نظام الوفيات قبل الولادة.
- دعم نظام تسجيل المواليد.
- دعم نظام وفيات الأطفال والمراهقين.
- دعم أنظمة التأمين المستخدمة في المستشفى لإدخال المعلومات.
- دعم نظام إصابات المرور.
- دعم نظامي آواب و HSE.
- متابعة مشاكل حسابات الإنترنت للموظفين والأطباء والطلاب والإعدادات ذات الصلة على الهواتف المحمولة والأجهزة اللوحية وأجهزة الكمبيوتر المحمولة ... إلخ.
- دعم شبكة المستشفى الواسعة بما في ذلك اللاسلكية ووايربيس.
- دعم جميع أجهزة المستشفى (حوالي 150 حاسوبا، و50 طابعة، وما إلى ذلك) التي تعمل على مدار الساعة.
وحدة إدارة المعلومات الصحية
التعريف بالوحدة
مديرة الوحدة: السيدة شهربانو بهلواني نجاد
يعتبر قسم إدارة المعلومات الصحية من أهم أقسام المستشفى ويهدف هذا القسم إلى تقديم الخدمات للمرضى والأطباء ومدراء المستشفيات وتقديم الخدمات التعليمية والحفاظ على جودة الخدمات الطبية والصحية وحقوق المرضى ومراعاة المعايير. ومن الأهداف الخاصة هذه الوحدة ما يلي:
- إنشاء نظام فعال للاحتفاظ بسجل كامل للمرضى.
- الحصول على إحصائيات العمليات التشخيصية والسريرية التي أجريت سابقا وتحليلها وتفسيرها.
- جمع المعلومات العلمية من الملفات والتقارير الطبية.
- الرد على المراسلات القانونية لمساعدة الجهات القانونية في إصدار الأحكام.
- المساعدة في اتخاذ القرارات الإدارية في تطوير إمكانيات ومعدات الأجنحة، وما إلى ذلك، باستخدام إحصاءات المرضى.
لجنة إدارة تقنية المعلومات والمعلومات الصحية:
تقوم اللجنة بدراسة الملفات السريرية نوعياً وقضايا ومشاكل الوحدة وإقامة صلة بين الوحدات الطبية وشبه السريرية والوحدات الإدارية ذات الصلة بالملف في هذه اللجنة. أعضاء اللجنة هم:
رئيس المستشفى
مدير المستشفى أو ممثله المفوض، وممثل الأطباء، ومدير المعلومات الصحية كسكرتير الاجتماع، ومدير خدمات التمريض المستشفى، ورئيس مكتب تحسين جودة المستشفى والمسؤولين الآخرين حسب الحاجة.
تعقد هذه اللجنة اجتماعا شهريا وترسل المحضر إلى نائب رئيس الجامعة المحترم.
دور الملف السريري وأهميته:
- هو أساس التخطيط وضمان استمرار رعاية المرضى
- هو وسيلة للتواصل بين الأطباء وغيرهم من العاملين في رعاية المرضى
- يستخدم لإعداد وثائق موثقة عن مسار المرض وعلاج المريض
- يستخدم كأساس للدراسة والمراجعة والتقييم
- يستخدم للحصول على المساعدة القانونية لدعم المريض والمستشفى والموظفين المسؤولين
- يستخدم لتوفير المعلومات لاستخدامها في النفقات الطبية
- يستخدم للتعليم والبحث
- عادة ما تكون محتويات الملف سرية ولا يمكن الوصول إليها حتى للمريض.
يشمل هذا المجال الطبقات المهنية التي يتراوح موظفوها من أدنى المستويات المهنية إلى أعلى مستويات إدارة المعلومات الصحية في المراكز الصحية العلاجية والمستشفيات وأقسام إدارة المعلومات الصحية في الكليات ومقرات الجامعات ومختلف معاونيات وزارة الصحة والعلاج والتعليم الطبي؛ من حامل شهادة الدبلوم، وحامل شهادة الدراسات الأساسية وخبير مسؤول لإدارة المعلومات الصحية.
الواجبات
واجبات وحدة إدارة المعلومات الصحية:
- مسؤولية لجنة إدارة المعلومات الصحية في الحصول على السياسة والتعليمات اللازمة من المشرف المختص
- الإشراف على الوحدات المشمولة بإحصاءات الاستقبال والأرشفة والحاسوب والترميز وإحصاء المستشفى
- الإشراف على دخول وخروج الملفات ونسبة إكمالها وقت الاستقبال حتى ترخيص المريض
- الإشراف على كيفية الرد على الشكاوى القانونية ودراسة تحسين الاستمارات والمستندات الطبية - أساليب العمل - المعدات والموقع
- طلب إعداد جميع استمارات ملفات المستشفى والإشراف عليها
- تنظيم نظام السيطرة على ملفات المرضى الراقدين
- الإشراف على شهادة الوفاة وشهادة الميلاد
- التعاون في الإشراف على طلب الملفات من وحدات المستشفى المختلفة
- تسليم الملفات للأغراض البحثية
- الإشراف على مراعاة الانضباط الإداري من قبل الموظفين
- متابعة توفير الموارد البشرية بالوحدة المعنية
- التخطيط وتقسيم العمل وفي حالة الاجازة استبدال الموظفين بالوحدة المعنية
- الإشراف على أداء الموظفين المشمولين وتعاملاتهم مع الآخرين
- تسجيل جميع الأمور ذات الصلة وإبلاغ السلطات المختصة عنها، بما في ذلك الطلبات والنواقص
- دراسة الإحصائيات وتقرير إجراءات الوحدة شهريا لتقديمها إلى الجهات المعنية
- إعداد وتدوين إحصاءات المراكز الطبية (مستشفى وعيادة ... إلخ)
- إعداد وتدوين إحصاءات المراكز شبه السريرية (المختبر والعيادة ... إلخ)
- إعداد وتدوين أنشطة المستشفى (سرير ثابت وسرير فعال ومريض راقد أو مريض تم ترخيصه .... إلخ)
- إصلاح ومتابعة النواقص في وحدة إدارة المعلومات الصحية
- تقديم إحصاءات النشاط الطبي لمختلف الوحدات والمؤسسات الأخرى
- إكمال البرامج الإحصائية
- إعداد النسخ الاحتياطية والحفاظ على البيانات الإحصائية
- المشاركة في الدورات التدريبية والاجتماعات العامة لمديرية المعلومات الصحية
- مراعاة مبادئ أخلاقيات المهنة والحفاظ على مبدأ سرية المعلومات الطبية
- صيانة المعدات الخاصة بالوحدة المرتبطة بالوظيفة
- تسجيل معلومات الهوية الدقيقة وتحديد هوية المرضى عند الاستقبال في الاستمارات وبرنامج HIS
- ملء جميع الاستمارات المطلوبة من الجهات المختصة وإرسالها
واجبات مدير المعلومات الصحية
- مراقبة الطريقة الصحيحة لترميز الأمراض والإجراءات وتسجيل الأكواد ذات الصلة في نظام معلومات المستشفى
- تولي مسؤولية لجنة تجميع وتنظيم استمارات الوثائق الطبية والقيام بالدراسة والبحث من أجل تحسين تلك الاستمارات
- البحث المستمر عن أساليب العمل وأدواته وموقع وحدة إدارة المعلومات الصحية
- تسجيل أداء زيارات الأطباء وأنشطتهم وعملاء أجنحة المستشفى في نظام آواب
- إرسال معلومات المرضى المسجلين في HIS إلى نظام سباس
- الإشراف على تسجيل أنشطة وقضايا الأقسام الأخرى في نظام آواب
- الإشراف على حضور وغياب موظفي الوحدات الفرعية والإبلاغ عن غياب أيٍّ من موظفي الوحدة في الوقت المناسب
- إعداد وتدوين الإحصائيات اللازمة للمسؤولين الصحيين للبلاد
- المشاركة في لجان المستشفى وتولي مسؤولية لجنة إدارة المعلومات الصحية
- تعديل نظام التحكم في ملفات المرضى الراقدين
- الرقابة والإشراف على أرشفة الملفات وفق الأساليب المتبعة
- الإشراف على إعداد وتدوين الإحصائيات اليومية والشهرية والسنوية عن عدد المرضى الراقدين والمغادرين والمتوفين في المستشفى وتحليلها وحساب معدلات إشغال الأسرة وغيرها.
- الرد على المراسلات المتعلقة بالوحدة مثل الطب الشرعي والأجهزة الأخرى باستخدام السجلات والمعلومات الطبية بالتنسيق مع الدائرة أو إدارة المركز
- الإشراف على عمل الموظفين الذين هم تحت إشراف الوحدة وتقييمهم وتحديث معلوماتهم من خلال الدورات التدريبية
- المشاركة في الدورات التدريبية الوظيفية والإدارية
- الاهتمام التام بوثائق وتعليمات نظام إدارة الجودة
- القيام بأمور أخرى تكلف بها الوحدة في مجال العمل حسب أوامر الجهات العليا
وحدة أرشيف الوثائق الطبية:
إن الوثائق الطبية وتوثيق إجراءات الرعاية الصحية والعلاجية التي تم إجراؤها للمرضى في الوقت المناسب هي دليل مرئي على ما تم إنجازه في المستشفى، كما أسلفنا. لذلك، يجب إعداد الوثائق الطبية واستكمالها وترتيبها في وحدة الأرشيف من قبل موظفي الوحدة المذكورة.
فعند مراجعة الملف، يتم تثبيت جميع المستندات المتعلقة بالإجراءات الخاصة التي تم إنجازها للمريض في ذلك المركز الطبي، كما يتم الحفاظ عليها بنظام مناسب للتمكن من الوصول إلى أقصى قدر من المعلومات في أقصر وقت في المستشفيات والمراكز الصحية.
ويعتبر السجل الطبي للمريض أحد المصادر الرئيسة لمعلومات الرعاية الصحية وهو أهم وأغنى مصدر للمعلومات في مؤسسات الرعاية الصحية مثل المستشفيات. فالسجل الطبي للمريض هو أهم أداة لتخزين واسترجاع المعلومات وتحليل الرعاية الصحية ويمثل جميع المعلومات المتعلقة بالتاريخ الصحي للمريض، والأمراض، والمخاطر الصحية، والتشخيصات، والاختبارات، والفحوصات، والعلاجات، ومسار المرض، واستجابة المريض للعلاج ومتابعته وما إلى ذلك. فنظرا لأهمية معلومات المرضى في الرعاية الصحية، يمكن اعتبار قسم الأرشيف ذاكرة المستشفى.
يجب أن يكون موقع الأرشيف في الطابق الأرضي، أي أسفل قسم السجلات الطبية مباشرةً. كما أنّ استخدام درج داخلي لمرور الأشخاص ومصعد مخصص لنقل الملفات أو غيره من أنظمة النقل الأخرى يسهل الوصول إلى السجلات الطبية ويمنع إهدار الوقت ويحول دون أن تكون بيئة العمل غير منتظمة. وسيكون هذا التصميم مؤثرا على أداء أرشفة أفضل. يجب أن يتم الاهتمام بالصحة في مكان العمل في قسم الأرشيف من جوانب مختلفة مثل التسهيلات الرفاهية - الإضاءة (غير المباشرة) الضوضاء - التكييف - الرطوبة (65-50٪)- الحرارة (25-20) أجهزة إنذار الحريق (يجب أن تكون الجدران والأرضية مضادة للنار)- النظافة (منع الغبار من الاستقرار على الملفات) – الحشرات وأمراض العمل وآثارها السلبية.
واجبات أمين المحفوظات:
- أرشفة ملفات المرضى بالطريقة المحددة.
- فصل ملفات المرضى الراقدين والمرضى من خارج المستشفى وذوي السوابق.
- بذل الوسع للحفاظ على ملفات المرضى.
- الاهتمام الكامل بوثائق وتعليمات نظام إدارة الجودة.
- المشاركة في الدورات التدريبية المهنية والعامة من أجل زيادة المهارات الوظيفية.
- ترميز الأمراض والإجراءات المتخذة بشكل صحيح وتسجيل الأكواد ذات الصلة في نظام معلومات المستشفى حسب التعليمات
- التعاون مع الكادر الطبي في مجالات البحث والتحليل النوعي للسجلات الطبية أو اللجان المختصة.
- مسح وتسجيل ملفات الحوادث المرورية في الموقع الخاص بذلك
- الرد على المراجعين بخصوص طلب الملفات حسب القانون وبالتنسيق مع الرئيس أو المدير
- القيام بأمور أخرى يكلف بها في مجال العمل حسب ما تراه الجهات العليا
الاستقبال:
قسم الاستقبال أحد وحدات قسم إدارة المعلومات الصحية، وهو ذو أهمية خاصة باعتباره المحطة الأولى في دورة تقديم الخدمات الطبية؛ لأن المراجعين قد لا يتعاملون مع أقسام كثيرة من المستشفى أثناء حضورهم، لكنهم سيراجعون قسم الاستقبال، وستعلق ذكريات في أذهانهم من هذا اللقاء القصير وتبقى معهم طوال حضورهم في المستشفى وربما طوال حياتهم، فيمكن أن يغير هذا اللقاء رؤية المريض أو رفاقه حول المستشفى وإدارة المستشفى، وفي الواقع يمكن اعتبار قسم الاستقبال بمثابة واجهة للمستشفى.
إنّ طاقم قسم الاستقبال هو ممثل طاقم كل وحدة طبية ومن المفروض توخي الحذر في اختيارهم. ومن ناحية أخرى، بما أن هذا القسم هو الجزء الأول الذي يواجهه مرضى المستشفى فيؤثر على الخلفية الذهنية لديهم بالنسبة للمستشفى، فإنّ سرعة العمل وموقع وحدة الاستقبال وترتيبها مهمة جدا، وذلك إضافة إلى كيفية تعامل الموظفين مع المراجعين.
تكون ساعات الاستقبال في هذا المركز على شكل ثلاث نوبات عمل على مدار الساعة ويتم تقاسمها مع الوحدة النقدية (الصندوق) في النوبات المسائية والليلية، وفي كل نوبة يعمل شخص واحد في هذه الوحدة.
الإحصاء:
الإحصائيات هي أساس جميع الحركات التي تتم في المنظمة، وإذا لم تكن هناك إحصاءات موثوقة في المنظمة، فإن التخطيط سيواجه مشاكل ولن يتم استخدام الإمكانات في الاتجاه الصحيح. بعبارة أخرى، تعتبر الإحصائيات أهم أداة لتقييم أداء الماضي والحاضر والتخطيط للمستقبل وأحد العوامل الرئيسة للسياسة والإدارة في أي منظمة. ويقال لإيضاح دور ومهمة الإحصائيات، إنها مثل منارة لإلقاء الضوء على البقع المظلمة في عملية اتخاذ القرار الصريح الواضح. ومن ناحية أخرى، فإن التخطيط وفقا لإحصائيات دقيقة وصحيحة وفي الوقت المناسب هو أحد مفاتيح نجاح المؤسسات وتقدمها. ويمكن لإدارة التخطيط توقع المشاكل المحتملة وإيجاد حلول لها. لذلك، وبالنظر إلى دور الإحصائيات وأهميتها في أي نظام بما في ذلك المستشفيات، فإن شرط إعداد هذه التقارير والإحصاءات هو أن يتم تشفير المعلومات الموجودة في ملفات المرضى وترميزها.
نماذج من أعمال وحدة الإحصائيات
- دراسة الإحصائيات وتقارير إجراءات الوحدة المعنية شهريا لعرضها على الجهات العليا
- إعداد شهادة أداء المستشفى
- إعداد وجمع احصاءات المراكز الطبية (مستشفيات، وعيادات ... الخ).
- إعداد وجمع إحصائيات المراكز شبه السريرية (مختبرات - عيادات)
- إعداد وجمع أنشطة ومؤشرات المستشفى (سرير ثابت - سرير نشط – المرضى الراقدين في المستشفى والذين تم ترخيصهم من المستشفى ... إلخ) لاتخاذ قرارات إدارية
- إعداد الجداول والرسوم البيانية الإحصائية
- إعداد ملخص أداء موسمي وعرضه على مسؤولي الوحدات الطبية
- الاستجابة لجميع الطلبات الإحصائية
- تسجيل المعلومات في نظام آواب بشكل شهري
- إعداد وتدوين الإحصائيات اللازمة للجهات الصحية بالمركز والجامعة
وحدة ترميز الأمراض:
الغرض من تخصيص رقم الكود هو تحديد تعريف وفصل الموضوعات المدروسة عن بعضها البعض وسهولة الرجوع إلى المعلومات وتقديم إحصائيات مختلفة. يؤدي وجود كتاب ICD إلى تنسيق الأساليب التنفيذية لتصنيف الأمراض وطرق العلاج في الدول المختلفة، ويعتبر الترميز طريقة فعالة لتصنيف السجلات الطبية بناءً على التشخيصات والعلاجات التي يتم إجراؤها للمرضى، ومراجعة الرعاية الصحية، والوصول إلى السجلات الطبية بسرعة في وقت قصير، والبحث في مجال الأمراض وعلاجها والوصول إلى الإحصاءات الصحية والمهمة في المركز الطبي. والأهم من ذلك، سيتم الحصول على معلومات واسعة للغاية وقيمة في مختلف المجالات التعليمية للعلوم الطبية وشبه الطبية، وذلك عبراستخدام أنظمة الترميز بشكل صحيح.
يتم ترميز الملفات بعد دخولها الوحدة وقبل الأرشفة، وسياسة المستشفى الداخلية بشأن كيفية تشفير الملفات هي كالتالي:
- يتم ترميز التشخيصات والإجراءات والأسباب الخارجية للإصابات وكذلك أسباب الوفاة وفقا للتعليمات.
- تتم سياسة الترميز على المستوى الدولي ووفقا للتعليمات والقواعد الرسمية وبحرص شديد من قبل خبير محنك.
- الكتب المستخدمة في التشخيص هي كتب ICD-10 المكونة من ثلاثة مجلدات والمقاييس الخاصة بكتب ICD-9CM المكونة من مجلدين.
- تتم إعادة فحص الملفات أثناء الترميز، ويتم إجراء مراجعة نوعية عليها وفقا لخبرة المبرمج.
وظيفة خبير ترميز السجلات الطبية:
- إقامة دراسة تفصيلية للسجلات الطبية للمرضى الراقدين ومرضى العيادة الخارجية للمستشفى ومرضى جناح الطوارئ لتحديد التشخيص الرئيس ونوع الإجراء
- الترميز الصحيح لتشخيص الأمراض باستخدام كتاب التصنيف الدولي للأمراض (ICD-10) ومراعاة القوانين المتعلقة به.
- الترميز المناسب للإجراءات الطبية والجراحية باستخدام المجلد الثالث من كتاب التصنيف الأمريكي للأمراض (ICD-9CM ) والامتثال للقوانين المتعلقة به.
- الترميز الصحيح للأسباب الخارجية للحوادث، بما في ذلك حوادث المرور، باستخدام كتاب التصنيف الدولي للأمراض (ICD-10) والامتثال للقوانين المتعلقة به.
- الترميز الصحيح للأسباب الرئيسة والأسباب الكامنة وراء الوفاة باستخدام كتاب التصنيف الدولي للأمراض (ICD-10) والامتثال للقوانين المتعلقة به.
- تحديد الأمراض العشرين الرئيسة في المستشفى والإبلاغ عنها كل شهر وموسم و6 أشهر وسنوياً لرئيس قسم السجلات الطبية.
- تقديم التوجيهات لطلاب فرع الوثائق الطبية والتعاون معهم بشأن نشاطاتهم.
- التعاون والتواصل الوثيق مع موظفي قسم السجلات الطبية والأقسام الأخرى للمستشفى.
- التحلي بالأخلاق الحميدة والعلاقات الاجتماعية الجيدة للتواصل مع المراجعين والموظفين.
- القيام بالواجبات المعلنة من قبل الجهات العليا.